15 Herramientas para gestionar el tiempo

Es posible sentir que en nuestro día a día y, sobretodo en nuestro trabajo, empleamos mucho tiempo en determinadas tareas y finalmente nos damos cuenta de que no hemos sido del todo productivos. Y es que a veces empleamos una cantidad de tiempo inadecuada a ciertas tareas que no requieren de tanta duración.

Con una buena organización y una correcta gestión del tiempo es posible poner fin a este tipo de problemas y ganar en productividad y tiempo libre.

El tiempo es nuestro mayor recurso, y hoy en día existen numerosas herramientas que nos permiten monitorizar el tiempo que dedicamos a nuestras tareas, algunas de ellas con software de control de tiempo, lo que nos permitirá darnos cuenta en qué actividades gastamos más tiempo para poder ir optimizándolo y aumentar poco a poco nuestra productividad.

Existen varios tipos de software:

   –  Hojas de trabajo que se utilizan para introducir el tiempo dedicado a la realización de las diferentes tareas;
   – Control de tiempo que registran automáticamente las actividades que se realizan en un ordenador.

Dentro de la multitud de herramientas que existen actualmente en el mercado, podemos encontrar desde softwares más simples e intuitivos que organizan los proyectos por tareas a desempeñar por parte de los diferentes miembros de un equipo hasta otros programas más complejos que utilizan sistemas de registro del tiempo activo e inactivo del empleado que usa ordenador basándose en su navegación, su ubicación, etc…

En la mayoría de ellas podemos obtener informes de productividad y del valor de nuestro tiempo, sabiendo en qué actividades perdemos más tiempo y entrenándonos para mejorar nuestros tiempos.

En primer lugar vamos a hacer hincapié en las soluciones más simples, intuitivas, accesibles y menos costosas que pueden facilitarnos en gran medida la gestión de nuestro tiempo y el trabajo en equipo.

1.- Planificación y programación de tareas.

Lista de tareas, tiempo estimado, qué es urgente, qué es importante…

En primer lugar, hay que llevar a cabo una correcta organización de las tareas a desempeñar. Debemos aprender a planificar y programar. Para ello, basta con una libreta y un boli para plasmar en el papel nuestra lista de tareas y definir si son urgentes e importantes para decidir la cantidad de tiempo que les vamos a dedicar a cada una de ellas.

 2.- Creación de un diagrama de Gantt utilizando la herramienta Excell.

Es una forma más visual de plasmar todo lo anterior. Veremos claramente la lista de tareas, tanto nuestras como el conjunto a desempeñar por los distintos miembros del equipo, asi como su duración, coste etc…

3.- ChromeTimeTracker

Es una extensión de Google Chrome que permite contabilizar el tiempo dedicado. Introduces el nombre de la tarea y arranca el contador. Es posible pausarlo y pararlo manualmente y una vez finalizada la tarea ofrece la posibilidad de exportar los datos a un Excell. Es una herramienta sencilla pero muy funcional.

4.- Soportes como Google Docs que permite a varios usuarios trabajar en un mismo documento en línea.

5.- Soportes como Google Calendar

Solución simple y gratuita para una organización a nivel individual.

6.- Evernote

Esta aplicación gratuita nos permite crear notas de diferentes formatos. Podemos organizar tanto información del ámbito profesional como personal de una forma sencilla, dinámica y creativa.

7.- Remember de milk

Organizador de tareas sencillo y gratuito. Válido para el ámbito personal y profesional; te recordará tus tareas vayas donde vayas. Tiene la ventaja de que es posible compartir listas con otros usuarios. 

8.- Time Panther

Una herramienta completa y simple que permite de forma gratuita (para uso individual) organizar contadores de tiempo por proyecto, elaborar informes… Además ofrece seguimiento fácil desde tu navegador web y permite llevar un registro de las actividades gracias al temporizador. Este software emite informes automáticos para comprobar tu productividad.

9.- My hours

Software gratuito con contador de tiempo que permite trabajar en tus proyectos clasificando las tareas por clientes y tiempo con la posibilidad de elegir a cuales dar una mayor atención. Es simple y manejable.

Además de todas las aplicaciones mencionadas, existen otro tipo de softwares de pago que son más completos  y sobretodo resultan más interesantes para trabajar en equipo. La mayoría de los mencionamos a continuación cuanta con un periodo de prueba gratuita que llega hasta los 30 días.

1.- Fanurio

Interfaz bastante intuitiva que nos permite organizar tareas, analizar nuestro rendimiento y el tiempo empleado. Una herramienta bastante completa que permite a su vez emitir facturas. Muestra un contador en el escritorio que te hace estar alerta del tiempo gastado. Para nuevos clientes, la licencia tiene un coste de 59$.

2.- Time Camp

Organiza tus proyectos por tiempo, factura los mismos por tiempo o por precio. Ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento del tiempo invertido para comprobar si hay un beneficio. Es gratuito para una persona y  pequeñas agencias pueden disponer de el desde 6$ al mes.

*Se podría decir que es el equivalente de Google Analytics para uso del ordenador de los usuarios y su tiempo de trabajo.

3.- Rescue time

Esta herramienta te permite controlar tu tiempo al máximo ayudándote a ser más productivo. Te dice cómo gastas tu tiempo, te ayuda a fijar metas, establece alarmas cuando te pasas del tiempo, ofrece informes detallados de tu gasto de tiempo, resúmenes semanales por correo electrónico, bloqueo de sitios de distracción, aspectos destacados diarios. En definitiva, un medidor de productividad para poder concentrarnos al máximo y no perder tiempo cuando estamos trabajando. El básico es gratuito y la versión premium tiene un coste de 72$ al año.

4.- Desk time

Desk time nos ofrece un seguimiento de nuestros proyectos de forma automática, sin necesidad de introducir los tiempos manualmente. Además nos aporta informes sobre el estado de la empresa, análisis de productividad, formas de eliminar la pérdida de tiempo, nos muestra cuáles fueron los empleados más productivos. Y  todo ello con plena transparencia e independencia de los empleados. La ventaja es que no es necesaria la entrada de datos manual, solamente es necesario sincronizar para ver datos.

Podemos conseguir esta herramienta desde 9$ al mes y es válida para un máximo de 20 usuarios

5.- Basecamp

Organiza tus proyectos y comunicaciones internas en un solo lugar como fuente central de información para la empresa. Esta herramienta permite a la empresa trabajar bajo un mismo techo, organizando y centralizando, para que todo el mundo tenga fácil acceso y consiga ahorrar tiempo. Todo ello se consigue gracias al organizador de tareas pendientes, los hilos de discusión, los informes de productividad, entre otros. Basecamp es perfecta para la gestión de proyectos en grupo o individuales, con un montón de herramientas a tu disposición para mejorar la gestión y la organización de tareas y medir la productividad de las mismas.

• Compartir información entre los equipos
• Aclarar e iniciar discusiones
• Organizar y almacenar archivos
• Realizar un seguimiento del proceso
• Afianzar que las cosas van según lo previsto

La plataforma tiene un coste de 99$/mes para las empresas ofreciendo una cuota fija con numero ilimitado de usuarios y de proyectos.

6.- Kanban Tool

Herramienta para mejorar el rendimiento de tu equipo con una gestión visual de proyectos. Funciona como un tablero de equipo en tiempo real organizando tu trabajo por etiquetas de colores colocadas en un tablero virtual. Las tareas se arrastran a la columna de trabajo y de esta manera se inicia el reloj y comienzas a interactuar en tiempo real. Ofrece la posibilidad de hacer seguimiento y analizar el trabajo con informes de tiempo.

• Gratis 2 tablas, 2 usuarios y opciones restringidas.
• 3,5€ por usuario al mes para equipos.
• Prueba gratis de 14 días

 

Y tú, ¿utilizas alguna otra metodología o aplicación para medir tu productividad?

Ahora no tenemos excusa para ser los más eficaces y eficientes de nuestra oficina 🙂