Ladrones de Tiempo WorkShop Google Business Coaching 20 Diciembre 2016

El pasado mes de diciembre tuve el placer de impartir un workshop en Google Torre Picasso (Madrid), sobre “gestión de tiempo” invitada por Javier Alonso, coach del curso. Curso, que por cierto, yo misma hice en Abril del 2016 y que está enfocado para CEO´s de agencias partners.  Quedé tan fascinada con todo lo aprendido que me volví loca con tanta información y decidí comenzar a aplicar cambios en nuestra agencia, como mejorar los procesos, estándares etc…  Comparto entonces mi experiencia de aquel día, donde algunos CEO’s nos juntamos para hablar sobre nuestros “ladrones de tiempo”, detectando algunos y  calificando los más importantes, coincidiendo en la mayoría.

• Interrupciones
• No saber decir que no
• Reuniones
• El jefe, nosotros mismos somos ladrones de tiempo :O
• No saber planificar
• Distracciones

Recuerdo en concreto el ladrón de las “interrupciones”, uno de los compañeros comentó que tenía un despacho privado donde constantemente era interrumpido por las peticiones, dudas de sus empleados, solicitud de aprobación de su contable, etc., todas estas atenciones le quitaban mucho tiempo. Lo más preocupante era que algunas personas no iban al grano y para llegar al punto concreto tardaban mucho tiempo. Cuando le pregunté qué hacía él al respecto, me dijo que nada, porque le “sabía mal” decirles que cortaran, que fueran más breves o que no interrumpieran tantas veces seguidas. Así que dentro de su planificación y programación laboral este CEO acepta que su equipo le robe el tiempo y trabaja con la incapacidad de decirles lo que piensa sin que nadie se sienta ofendido.

Si estás leyendo este artículo y tu trabajo consiste en llevar un equipo, te veo asintiendo con la cabeza y quizá estés pasando por lo mismo; o puede que te sucediera, pero lograrás poner alguna solución,  como algunas de estas que se me ocurren :

1) Entrenamiento en comunicación eficaz (o asertiva).

• Harto de tantas interrupciones, soltaste un:  «No me molestes, X## !» (comunicación agresiva)
• «Quizás ahora no es momento para esto» (comunicación indirecta)
• «Ahora estoy realmente concentrado en esta tarea, así que te propongo que lo hagamos tal día a tal hora, ¿Cómo te va?» (comunicación asertiva o eficaz)

Dicha comunicación se basa en tres patrones: sentimiento o emoción + objetivo + pregunta (todo ello basado en productividad y humanidad)

2) Delegar algunas tareas entre el equipo para mejorar la eficacia, de esta forma también conseguirás crear responsabilidad y motivación.

3) Crear un código empresarial común: carteles luminosos (verdes / Rojos, Busy,…), fijar horas y días concretos de tratamiento de dudas o comités verticales, haz que participen con ideas y votaciones para que su implicación resulte más fácil.

“Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y realmente consume más tiempo que si se realiza de manera continua” Ley de Carlson

Las interrupciones rompen tu ritmo, intensidad y concentración de trabajo. Estas son fuente de estrés y ansiedad y, en definitiva, te apartan de lo importante (tus objetivos) y desgastan tu motivación, creatividad, tu energía… Queremos combatirlas pero no por ello imponer nuestro criterio únicamente, creando un ambiente de trabajo tenso y dictatorial, donde la falta de comunicación sea incluso un problema mayor. También nos interrumpen nuestros colaboradores y clientes, a veces pensamos darle esa prioridad porque son nuestra fuente de negocio, pero ¿se pueden justificar todas las interrupciones?, ¿somos más profesionales por decir siempre sí, en cualquier momento?

Lo primero que debemos tener muy presente es que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones, a no ser que nos escapemos al sitio más remoto del mundo, sin contacto con nada ni nadie.

Daniel Goleman compartió en Linkedin un artículo donde hacía referencia al liderazgo ante estas situaciones (podéis encontrar más artículos interesantes en su libro “Cómo ser un líder”).

En definitiva, lo que tú hagas puede tener grandes implicaciones en la forma en que líderes a un grupo. Si siempre ves a la otra persona como una molestia y nunca te detienes para conectar, puede ser que estés atrapado en un modo de funcionar perjudicial, llamémoslo “atado a las obligaciones”.

Han participado en este artículo :

Aida Pastor de “Formaliza”,  su asesoramiento ha sido pieza clave para mejorar muchos de nuestros procesos en DarkMoon 🙂

Javier Alonso director de Interactifs,  ¡siempre dispuesto a colaborar con las ideas más acertadas! Aquí una foto de recuerdo del Business Coaching en Diciembre 2016 Torre Picaso Google – Madrid.